Automatisch bestanden importeren in Evernote Windows

28 Aug 2014

Evernote heeft op het Windows platform een prachtige functionaliteit die ik nog altijd erg mis op de Mac. In Evernote voor Windows geef je een Importfolder op, een specifieke folder die Evernote in de gaten blijft houden voor nieuwe bestanden. Als er nieuwe bestanden in deze folder komen dan worden ze automatisch een nieuwe Evernote notitie en optioneel wordt het bestand uit de map verwijderd. 

In mijn eigen workflow op Windows werkte dat erg prettig. In mijn favorietenlijst in de Windows Explorer had ik deze map staan zodat ik er direct een bestand in kon slepen om het in Evernote te zetten, evenals een flatbed scanner die ik naar deze map liet scannen. Zo kon ik in korte tijd veel bestanden automatisch naar Evernote sturen voor latere verwerking.

Hoe stel je dit in? Je gaat in Evernote naar Tools > Importfolder of Extra > Importmappen, afhankelijk van je taalinstellingen.

Je krijgt nu een venster waarin je de map opgeeft die Evernote in de gaten moet houden. Tevens geef je hier aan of Evernote de submappen in de folder in de gaten houdt, in welk notitieboek de bestanden worden opgeslagen en of het originele bestand kan worden verwijderd. Tip: Maak een standaardmap aan voor je import en noem hem “Evernote Import” of iets vergelijkbaars.

 

Als je nu één of meerdere bestanden in de importmap sleept in je Verkenner, zul je zien dat ze direct in Evernote worden geïmporteerd. Je kunt naderhand in Evernote de notities nog een andere titel geven en ze verder verwerken in je eigen systeem.

Hoe gebruik je deze Importfolders?

Er zijn veel manieren om een bestand in Evernote te krijgen en dit is er één van die op bepaalde momenten handig is. Denk aan

• De download van een PDF die je nog eens wilt lezen. Download hem direct in de importfolder en hij staat in Evernote voor verdere verwerking.
• Snel veel documenten scannen die je eerst nog lokaal moet opslaan. Er is scannersoftware zonder Evernote koppeling. Deze tussenstap kan je goed van dienst zijn
• Als je bestanden in Evernote wilt zetten zonder handmatig het origineel van je lokale systeem te verwijderen. Maak het jezelf makkelijk!

Tip Het zou nu verleidelijk zijn om een gedeelde map via de Importfunctie in Evernote te zetten. Denk aan een Dropbox folder met projectdocumenten. Door deze aan Evernote te koppelen en in het instellingenvenster aan te geven de originele bestanden niet te verwijderen. Echter, als een bestand eenmaal is geïmporteerd, dan is er geen relatie meer met het bestand in je Dropbox folder. Als iemand erna het bestand wijzigt en weer opslaat, dan krijg je een nieuwe versie van het bestand in Evernote. Wat níet gebeurt is dat het bestand in Evernote meewijzigt met het Dropbox bestand. Koppel je Importmappen dus niet aan Dropbox, dit kan voor problemen zorgen.

(Foto: Patrick Goethe)